[CPSM 시험] 공급관리의 기초 M1, 1-A-5 계약서/발주서/협약서 준비 및 발행 관리

2) 공급업체 관리개념

A) 작업명세서 또는 작업범위 - 명세서는 계약자가 수행해야할 구체적 서비스를 약술하는 설명서이다.

작업 범위는 일반적으로 서비스 구매에 사용된다.

각 당사자가 책임을 확실히 이해할 경우, 계약이행의 만족도는 높아진다.

 

B) 연간 작업 계획 - 예산연도(Budget year)내에 수행해야 할 과제의 정의 및 일정을 제공한다.

 

C) 성과 표준 (성과 측정) - 성과 표준은 사양이나 작업명세서에 필요시 평가 방법과 함께 설명되어 있다. 정기적으로 평가 결과를 감시하고, 계약 이행 기간 동안 공급업체와 함께 검토해야 한다.

 

D) 공급업체 피드백

• 자사의 공급관리전문가가 충분한 지식을 가지고 있는가?
• 자사의 설계 사양이 정확한가?
• 품질요건이 명확한가?
• 서비스의 목표와 결과가 분명한가?
• 대금이 적기에 지급되고 있는가? 

E) 공급업체 감독

1.0 현장, 공동 근무 - 업무가 수행되고 있는 실제 장소에 직접가서 하는 감독이다. 일주일에 몇시간부터 상시주재까지 다양한 범위를 포함한다.

2.0 원격(감독) - 회계부서가 가격을 잘 준수하고 있는지 확인하기 위해 인보이스를 분석하거나, 공급관리팀에서 업무흐름도를 검토하거나, 전화로 원격회의를 할 수 도 있다.

 

F) 예외 관리 - 계약을 관리하는 사람은 계약 낙찰시점에 일반적인 주의가 필요한지 또는 특별주의가 필요한지를 판단하기 위해 "예외 관리"를 적용한다. 예를들면, 중요도가 낮은 품목은 보고를 받고 검수하는 간단한 감시만으로 충분할 수 있다.

 

G) 진행 보고서 - 단계별 생산일정이나 주요 시점 승인서를 제출하는 것이 계약 조건에 포함되어 있는 경우가 있다. 중요한 계약의 경우, 현장을 방문할 수 있는 권한이 RFP, SOW 및 이후 게약에 포함되어야 한다.

Gantt Charts, PERT(Program Evaluation and Review Technique, CPM Digrams(Critical Path Method) 와 같은 도식법이 있다.

 

H) 고객 피드백

1.0 내부고객 - 계약을 통해 구매한 서비스의 최종 사용자이다.

대금지급하는 재무, 제품 검수하는 품질관리, 재고관리하는 창고관리, 마케팅 등이 내부고객에 포함된다.

2.0 외부고객 - 계약상의 주 공급업체이다.

 

I) 공장 내 근무 - 공급업체의 제조 자원을 공급관리 전문가의 회사에서 공동근무 시킨다.

 

3) 갈등/분쟁 해결

오늘날의 국제 기업 환경에서는 -북미 자유무역 협정[NAFTA], 동남아국가연합[ASEAN], 유럽 공동체[EC]- 공급관리 전문가가 분쟁 해결 관행을 이해하고, 다른 문화간 발생할 수 있는 마찰에 대비한 계획을 세우는 것이 중요하다.

 

A) 계약 조건의 불이행 - 불이행은 계약의 취소를 피하기 위해 불이행 당사자에게 통보와 기회를 주는것과 연결되어 있다.

B) 기타 논쟁의 원인 - 국제적으로 계약을 체결할 경우 사회, 기업, 문화차이를 반드시 고려해야 한다.

 

4) 해약옵선

A) 사유적 - 상대편의 어떤 행위로 인해 계약의 전체 또는 일부를 종결하는 것이다. 보통 불이행시 해당한다.

B) 편의 - 상대편이 잘못없이 계약의 전체 또는 일부를 종결하는 것을 허락한다. 당사자간 합의가 있어야 한다.

C) 해약의 기타 원인 - "상업적으로 실행 불가능"하게 되었을때, 당사자는 수행의무로부터 면제된다. 그러나 만약 공급업체가 완전히 불이행 할 수 있는 상황이 아니라면, 공급업체는 가용 자원에 따라 수행한 내용을 구매자에게 공정하게 분배해야 한다. 이러한 요건이 충족되지 못한 공급업체는 상업적 실행 불가능으로 인한 의무 수행의 면제를 적용받지 못한다.

구매 조직은 통보 및 분배 제안을 받고, 이를 수락하거나 계약 전체를 해지할 수 있다. 구매조직이 30일 이내 계약을 수정하지 않을 경우, 계약은 향후 모든 수행사항과 관련한 효력을 상실한다.