[CPSM 시험] 공급관리의 기초 M1, 1-A-5 계약서/발주서/협약서 준비 및 발행 관리

• 계약관리 - 계약자가 계약을 수행하고 구매자에 대한 의무를 다하도록 관리하는 것.

A) 작업통제

불확정 납품계약 SOW - 내부 고객이 작업지시서 표준 양식을 만든다. 품목설명, 단가, 총액 포함. 작업 지시서는 공급곤리 전문가의 승인을 받고 공급업체, 내부고객부서, 재정부서에 전달된다.

시간 및 자재단가계약, 노동시간 계약의 SOW - 불확정 납품계약 case와 비슷한 절차를 따른다. 내부 고객이 준비한 자체 견적을 포함한 작업기술서를 수반한다는 점만 다르다.

원가정산계약 - 연간 작업계획, 작업 승인서, 진행보고서를 관리한다.

 

B) 계약 준수

계약준수 감시를 위해 내부 고객이나 제3의 관리자로부터 지원을 받을 수 있다. 하지만 이들이 기술적 측면은 알아도 법적, 구매적 측면은 교육을 받아야 할 수 있다. 기본적 교육이 필요한 부분은 아래와 같다.

• 계약서의 정독
• 공급업체와 상호이익, 일정 거리 유지 관계 개발
• 잠재적 문제 인식
• 계약 관리자에게 통보 전 취할 수 있는 조치
• 취하지 말아야 할 조치
• 권한과 책임의 범위

+구매조직의 운영 방침과 절차도 잘 이해하고 있어야 한다.

 

공급관리 전문가는 계약 준수 감시와 관련하여 다음의 사항을 검토해야 한다.

• 일정대로 수행할 수 있는가?
• 비용은 추정치 이내인가?
• 자원은 예정대로 사용중인지?
• 분할 지급이 보증되는가?
• 신규 부품이 주요 장비에 통합될 필요가 있는가?
• 공급업체의 자체 진척도 감시 시스템은 적절히 돌아가고 있는지?
• 모든 계약서 조항이 잘 지켜지고 있는지?
• 공급관리 조직이 모든 계약 대상 제품과 서비스를 계약한 조건대로 공급받고 있는지?
• 변경 요청 사항이 문서화되고 잘 해결되고 있는지?

C) 재무적 책임

계약 중 공급업체의 주된 관심사는 대금 지급을 신속하게 받는 것이다.

변동없는 고정 가격 계약을 체결한 공급업체는 가장 경제적인 방법으로 계약을 수행하기 위해 노력할 것이다. 그러나 대부분의 노동시간계약, 시간 및 자재단가 계약, 원가 정산 계약에서는 그러한 유인을 느끼지 못한다. 후자에서 공급관리 전문가는 자금의 낭비를 막고, 구매조직이 필요한 서비스를 예산내에, 시기적절하게 제공받을 수 있도록 감시하고, 방향을 제시해야 한다.

 

D) 승인 시스템 - 누구에게 책임이 있느냐를 결정하고, 이를 조직전체에 분명히 알려야 한다. 많은 조직이 계약서 작성과 승인과정에서 법무 팀과 긴밀하게 협력한다. 

 

E) 행정적 책임

1.0 가격 조정 조항

• 확정된 가격 조항 - 공급업체의 적용가능한 확정된 가격 변동에 따라 & 적용가능한 인건비 및 재료비에 따라
• 실제 비용 방법에 기반한 조정 조항 - 식별이 가능한 하나 이상의 인건비 또는 재료비 관련 요소가 변경 대상인 경우, 인건비 또는 재료비 조정을 허락한다.
• 공시 비용 지수 방법 - 계약 금액이 조정 조건인 경우 & 경제적 변수가 계약 당사자간의 합리적인 위험 분담을 반영하기 힘든 경우 & 많은 비용을 수반할 수행기간 연장이 계약개시 1년 이후에 정상적으로 발생할 경우

2.0 주문 변경의 관리 

실제로는 수정없이 완료되는 계약서를 보기 힘들다. 구매조직의 권한은 계약 조항에 따라 정의되므로, 낙찰 이후에 계약서 수정을 허용하는 문구를 포함시켜야 한다. 또한 게약서는 거래 조건의 수정에 따라 양 당사자가 공정하게 납품 일정과 지급 금액을 변경할 수 있도록 허용하는 조항을 담고 있어야 한다.

 

F) 계약 거래 조건

수량, 가격, 납기, 선적요건, 지급조건, 품질사양, 설계도면, 샘플 등

계약 수용, 실적, 계약종료, 선적거부, 양도 및 하청, 특허권, 상표, 저작권, 지급절차 등

 

G) 문서화 요건 - 최대한 모든 활동을 문서화하고, 요건을 전부 충족해야 한다.

작업지시서, 송장, 작업계획서, 수행평가서 등

공급업체의 보험양식, 보증요건, 세금납부확인서, 자재 대금 지금 확인서 등

 

H) 계약 종결

양 당사자가 각자의 의무를 완료한다. 업무가 충분히 수행되었고, accept 되었으며, 대금 지급이 완료되었다는 사실을 포함한다.

계약의 종결을 위해 당사자의 서명으로 활동이 종료되었음을 보여주는 점검표 작성이 권고된다.