[CPSM 시험] 공급관리의 기초 M1, 1-A-4 계약서/발주서/협약서 작성 및 관리

1) 계약서의 구성요소

합의서 - 당사자간 약속, 법적 영향력 여부는 적용 가능한 법률 조항에 따라 결정된다.

계약서 - 법률 및 기타 적용가능한 법적 규정의 영향을 받는 완전한 법적 의무.

 

A) 제안과 수락

제안-계약서 체결을 위한 요청

계약은 당사자간 상호 합의에 따라 이뤄져야 한다.

가격, 품질, 수량 등에 대한 사전 논의 및 연락은 계약 내용을 구성하지 않는다.

하지만 구매 주문의 발송, 가격 견적서의 제출은 계약 제안으로 간주되며, 상대방이 이를 수락할 경우, 제안 당사자에게 구속력을 가질 수 있다.

1.0 역제안 - 최초 조건과 다른 조건으로 거래를 체결하자는 제안

2.0 인정(승인) Acknowledgements - 공급업체가 구매 주문을 수락했다고 보내주는 서면 or 전자 의사소통. 실무에서 쓰는 Order Confirmation이나 Order Acknowledge 라고 보면 된다.

 

B) 고려사항 - 유효한 제안을 성립하는 법적 요건

 

C) 법적 자격을 가진 당사자 - 미국에서 법적으로 유효한 계약 성립을 위한 요건

(1) 나이 : 18살 이상

(2) 거래를 이해할 수 있는 정신적 능력

(3) 권한을 가지고 있어야 함

대부분의 국제법과 일치한다.

 

D) 목적의 합법성 - 계약의 성립을 위한 법적 요건이 연방, 주, 지방 헌법과 일치되고, 법이나 공공정책을 위반하지 않는다.

 

2) 약정 문서의 유형

A) 서면계약 vs 구두계약 - 모두 법적 구속력을 지닐 수 있다.

1.0 서면 계약 체결 이유 - 구두 계약은 증명하기 어렵기 때문.

2.0 구두 계약이 수용되는 상황 - 500 달러 이상도 다음의 조건이 충족되면 수용 될 수 있다.

• 일방이 서면으로 계약 내용을 작성하고, 10일 이내에 상대방이 이의 제기를 하게 하는 경우
• OEM 이라 다른 고객에게는 판매가 불가능한 경우
• 양 당사자가 계약의 존재를 알 경우
• 당사자가 게약이 존재한다는 법정 선서를 하는 경우
• 금반언의 원칙 : 계약의 요건이 충족되지 않더라도 당사자 일방이 확실한 약속을 하고, 상대방이 이를 정당하게 받아들인 경우 계약기 강제성이 있다는 법적이론

3.0 전자방식 (요즘으로 따지면 Docusign을 통한 계약이라고 할 수 있을 것으로 보인다.)

4.0 사기방지법 - $5,000 이상 물품 판매, $1,000 이상의 임대차 계약, 1년 이내에 수행이 불가능한 서비스 계약 및 부동산 관련거래를 포함하여, 특정계약의 서면화를 통해 사기 및 위증을 예방하도록 한 법안이다.

 

3) 구매 주문서 [Purchase Order]

PO의 계약적 관계는 공급업체가 주문을 수락하는 경우에만 성립된다.

구매 주문은 일반적으로 다음과 관련된 구매조직의 이해를 최소한 보장하고자 한다.

• 세금 포함 가격과 수량, 검사 및 거부 권한, 보증기간, 사양 및 설계 변경 권한, 선적 및 납품, 배상 및 기타 법적 고려사항, 양도 또는 홍보 권한

4) 의향서

• 법적 구속력이 있는 의향서 - 분명하고 명시적으로 본 각서가 누구에게도 구셕력을 지니지 않으며, 게약으로 성립하지 않는다고 밝히지 않는 한, 양 당사자가 법적으로 구속될 수 있다.
• 법적 구속력이 없는 의향서 - 법적 구속력을 지니지 않으려면 이를 분명하고 명시적으로 이와 같은 사실을 밝혀야 한다.

5) 계약/합의서 유형

A) 고정가격 - 일반적으로 구매조직에게 유리하다.

1.0 변동 없는 고정가격 - 특정 제품 또는 서비스에 대해 공급업체에게 고정된 가격을 지급하기로 합의하는 계약

공급업체가 위험부담을 하는 부분이 많기 때문에 공급업체로 하여금 효율성을 제고하며 비용을 낮게 유지하도록 동기를 부여하는 효과도 있다.

2.0 인상 가능 고정가격 - 경제적으로 불안정한 시기나 장기 계약의 경우 사용된다.

인플레이션 or 디플레이션과 같은 경우 재료비나 인건비의 변화로 인한 가격의 상향 및 하향 조정을 허용.

3.0 재결정 고정가격 - 향후 비용과 재료량 및 노동량이 불확실할 때 사용된다.

최대 재결정 게약 - 임시 가격의 하향조정만을 허용

유연 재결정 계약 - 상향 및 하향 조정 모두 허용

4.0 유인부 고정가격 - 고비용 장기 프로젝트에서 유용하다.

공급업체가 목표 비용보다 낮은 비용을 유지하여 발생한 이익은 공급업체에게 돌아가게 된다.

5.0 일정 수준 노력 조건부 고정가격 - 단위 노력당 정해진 가격을 사용하는 계약의 형태

연구개발 업무나 실험실 시험에 적용되는 계약 유형이다.

6.0 인하 보장부 고정가격 - 비용의 변화 발생시 가격의 인하만을 허용하여 구매조직을 최대한 보호한다.

7.0 배상부 고정가격 - 계약 당사자 일방이 조건을 위반하였을 경우 발생한 비용에 대해 배상받을 권리를 가지는 계약 유형.

 

B) 원가 정산형

인정 가능한 원가 외에 공급업체와 합의된 추가 비용을 충분히 보상하는 계약이다. 또한 일반적으로 공급업체는 비용 외 수수료를 보상 받는다.

1.0 원가 조건부 고정 수수료 계약 - 공급업체에게 인정가능한 비용 외에 합의된 고정수수료를 보상한다.

2.0 원가 조건부 비용 비율 계약 - 비용을 통제할 수 있는 유인이 없어서 공급관리전문가에게 가장 불리한 계약이다.

3.0 원가 조건부 장려 수수료 계약 - 목표 비용을 설정하고, 공급업체가 들인 비용이 목표비용 이하일때 양 당사자가 비용 절감분을 공유한다. 목표치에 많이 미달하면 수수료는 받지 못해도, 원가는 보장 받는다.

4.0 원가 조건부 상여 수수료 계약 - 3.0에 "이익(profit)"이 포함된다.

5.0 수수료 없는 비용 계약 - 연구소 또는 대학과 같은 비영리 기관과의 계약에서 일부 사용되는 계약 형태이다. 경비, 급여, 비용을 보상하지만 이익을 보상하지는 않는다.

6.0 비용 분담 계약 - 비용과 수익을 분담하는 계약. 

 

C) 불확정 납품계약 - 구매조직이 생산 또는 운영일정, 자재량, 필요한 서비스 횟수, 시기를 확실하게 모를 경우 사용된다.

1.0 불확정 납품/불확정 수량 - 수량과 납품일자는 미확정이지만, 일반적으로 최소/최대 주문량은 명시된다.

2.0 작업 지시서 및 납품 지시서 - 발확정 납품 계약하에서는 특정 납품 지시가 서면 또는 구두로 시작된다.

3.0 시간 및 자재단가 계약 - 인건비와 경비를 시간당 합의한 금액을 지급하는 계약.

4.0 포괄적 계약 - 예상되는 물품과 서비스의 반복적 수요를 충족하기 위해 보통 사용된다.

5.0 필요량 계약 - 아직 필요량을 알 수 없는 물픔의 구매에 사용되는 계약이다. 주로 최소량을 계약한다.

 

D) 계약 의향서 - 제조 또는 서비스를 즉시 시작하도록 승인하는 예비적 성격의 서면 계약

 

E) 딜러 계약 - 공급업체와 딜러간의 명시적, 묵시적, 구두 또는 서면으로 작성된 합의서나 계약서. 딜러는 이에 따라 공급업체의 상품을 구매, 판매, 유통, 수리 할 수 있는 권한을 부여 받는다.

 

F) 서비스 계약 - 건물관리, 조경, 마케팅, 광고 등의 서비스 계약을 위함

1.0 기본 서비스 계약 - 주로 자본 설비의 유지보수와 관련

2.0 전문 서비스 계약 - 법률, 회계, 감사등의 전문서비스

3.0 유지보수 계약 - 예방적 차원의 유지보수, 장비의 정기교체 또는 수리

 

G) 라이센스 계약 - 소프트웨어, 특허, 기술, 저작권

1.0 소프트웨어 - 대부분의 소프트웨어 기업은 자사 개발 제품의 사용을 일정한 제한과 유효기간 하에서 허가한다.

2.0 일반 - 로고, 브랜드명, 등록 용어 등의 사용 허가권

3.0 기술 - 약정 수수료를 받고, 다른 당사자가 특허 받은 프로세스를 사용하도록 허가

 

H) 기본 구매 계약 - 주로 컴퓨터 및 MRO 자재의 구매와 관련하여 자주 사용된다.

ex) 컴퓨터에 대한 기본 구매계약을 체결하면서, 데스크탑과 랩탑을 모두 계약서에 명시한다. 신입사원이 들어오면, 기본 구매 계약에 따라 pc를 주문하면 된다.

 

I) 특수 계약 - 정부 조달. 다른나라와의 건설계약, 조약, 무역 협정, 편의 시설 또는 발전 계약을 포함한 여러 가지의 특수 계약이 있다.

 

6) 구매 주문서 확인 및 인정