[CPSM 시험] 공급관리의 기초 M1, 1-A-1 경쟁 입찰, 견적 및 제안 요청서

1) 제품 또는 서비스의 특성 전달 방법

 

SOW (Statement of Work) - 수행 대상 서비스의 사양

 

사양의 두가지 요소

• 제품의 외관이나 기능 정의
• 계량적인 요소 ex. 백만개중 품질불량지수 / PPM (parts-per-million), 억만개중 품질불량지수 / PPB (parts-per-billion), 주문 생산에 사용되는 프로세스 능력지수 / Cpk, 서비스 수행시 허용 가능한 불이행의 정도 등.
• 성능사양 - 제품이나 서비스의 기능을 정의. 공급관리 전문가는 최종 결과에만 관심을 가진다. 구체적인 성능달성의 방법은 공급업체에게 맡겨진다.
• 설계사양 - 제품이나 서비스의 외관에 대해 완전하고도 구체적인 설명을 제공한다. 구매조직에게 최종 산출물에 대한 최대한의 통제권을 부여한다. 

B) 내부 사양 대 외부사양

• 내부 사양 - 조직 내부의 사용을 위해 채택한 사양. 산업계or정부에서 정의한 외부 사양 = 내부 사양이 일치하는것이 Best. 동일하지 않을경우, 제품 비용이 증가한다.

C) 공급업체 견본

• 견본이 공급관리 전문가의 요구를 충족할 경우, 견본자체가 사양이 된다.

D) 작업 명세서(SOW)

• 계약자/제공자가 수행하기를 기대하는 구체적인 서비스/작업을 포함하고 있는 설명서.

 

2) 견적, 제안 요청서/입찰의 유형

 

A) 구매 제안 vs 판매 제안

• 공급업체의 판매 제안을 유도하는 것이 구매조직에게 유리하다. 

B) 비공식 입찰/견적

• 사전에 예정된 금액보다 적은 액수의 견적을 제안하거나
• 추산을 위해 비공식 입찰을 통해 공급업체에게 예산 정보를 요청한다.(공급 업체가 제출한 제안서가 예산 목적으로 작성되었기 때문에, 변경이 가능함을 상호간 염두에 둬야 한다.

C) 전자 요청서 및 전자경매

 

전자 문서를 통해 거래도 공식적인 거래로 간주된다는 것을 사전에 인정하고 수용해야 한다.

 

역경매 - 구매회사가 견적 요청서(RFQ (Request for quotation))를 먼저 공급업체에 송부함으로써 시작된다. 공급업체들은 온라인으로 가격을 견적하고, 경쟁하고 있는 공급업체들의 입찰을 검토할 수 있다. (업체명은 뜨지 않을 수도 있다.) 이는 공급업체들이 진실한 시장 가격을 산출하면서 다양한 입찰가를 제출할 수 있기 때문에 경쟁환경을 가능하게 한다.

 

 

D) 경쟁 입찰 및 제안서

1. 제안 요청서 (RFP - Request for Proposal)로 시작
2. 기한 내 접수된 공급업체 제안서 심사
3. 경쟁력있는 공급업체들과 논의
4. 가장 유리한 제안서를 제출한 공급업체와 계약 체결

E) 밀봉입찰/입찰공고

• 입찰 가격을 적은 보우를 밀봉하여 제출하는 것으로, 마감 이후 모든 입찰가격이 공개될 때까지 각자의 입찰 내역을 알 수 없게 하는 것이다.

F) 제한경쟁

• 구매조직이 제안서를 하나 이상 받지 못하는 경우도 있다. 해당 제품이나 서비스 제공에 필요한 자원의 특화, 특정 지역 및 제한으로 인한 경쟁 부족 때문.
• 관련부서에 비교 가능한 벤치마크 데이터를 사용하여 최대한 입수 가능한 정보에 기반해 입찰이 경쟁력이 있는지 확인해야 한다.

G) 비경쟁 협상

• 사양이 완전하지 못한경우나 개발중인 경우엔 공급업체 한곳과 협상하는 것이 유리할 수 있다. 이러한 상황은 중요한 기술이나 역량을 보유한 업체가 한 곳인 경우에 적용된다.

H) 2단계 입찰

• 사양 불충분으로 경쟁 입찰 방식이 불가능한 경우, 2단계 입찰방식을 사용한다. 
• 1단계 : 가격없이 기술제안서만을 요청 -> 2단계 : 수용가능한 기술 제안서를 제출한 업체에게만 가격과 함꼐 입찰서를 수정 제출할 것을 요청한다.

I) 대안/혁신 제안서 

• RFQ - Request for quotation (견적 요청서)
• RFI - Request for information (정보 요청서)
• RFP - Reqeust for proposal (제안 요청서)
• 위 3가지 작성에는 왕도가 없다.
• IFB - Invitation for bid (입찰 요청서)는 대안요청서가 허용되지 않는다.

 

J) 가격 결정 모델/시장바구니(Market basket)

 

시장 구조 - Market structure

• 판매자 독점 (Monopoly) - 미국에서는 독점이 허용되지 않는다. 독점이라면 판매자 마음대로 가격을 정할 수 있을 것이다.
• 독점적 경쟁 (Monopolistic competition) - 소수의 판매자와 다수의 구매자. 제품의 다각화를 통해 마치 다수의 판매자가 존재하는 것과 같이 보인다. 대표적인 예로는 시리얼이 있다. 소수의 기업들이 다양한 제품을 공급하고 있다.
• 독과점 (Oligopolistic compeition) - 소수의 판매자와 다수의 구매자. 가격은 업계 선두 주자나 카르텔에 의해 통제된다. 철강 산업이 전통적으로 독과점 구조를 유지하고 있다. 또 다른 예로는 석유 수출국 기구 OPEC이 있다. OPEC이 모든 회원국의 가격을 결정한다.
• 완전경쟁 (Perfect competition) - 다수의 구매자와 다수의 판매자. 가격은 공급과 수요에 따라 결정된다.
• 구매자 과점 경쟁 (Oligopsonistic competition) - 다수의 판매자와 소수의 구매자. 구매자가 가격 결정에 중요한 영향을 미친다.
• 구매자 독점 (Monopsony) - 소수의 판매자와 하나의 구매자. 정부 독점 사업이 이에 해당한다.

 

K) 로트 전략 

 

다수의 품목 및 서비스를 입찰할 때 역경매 및 온라인 입찰에서 사용되는 기법이다.

 

ex) A업체는 제품을 100개 로트로 생산했을때 가장 저렴한 가격으로 제공할 수 있고, 

      B업체는 150개 로트로 생산했을때 가장 낮은 가격을 제시할 수 있을경우, 

      각각 100개, 150개 단위로 공급할 수 있는 기회를 주는 것이다. 이렇게 하면 구매업체는 필요한 수량을 가장 낮은 가격으로 입찰 받을 수 있고, 공급업체 또한 가장 생산성있고 낮은 가격에 공급을 해줄 수 있는 것이다. 

 

 

L) 입찰 초청장 - IFB (Invitation for bid)

• 잠재적 공급업체들을 위하여 만들어진 요청서이다. 대안 제안서가 허락되지 않는다.

M) 제안 요청서 - RFP (Request for proposal)

• 구매 회사가 니즈 수행을 위한 상세한 특성에 무엇이 포함되어야 하는지 알고 싶을 때 사용된다. 예를 들면, 해결 접근 방법 또는 견해를 제안하도록 공급업체에 요구한다.

3) 정보 요청서 - RFI

 

• 제품, 서비스, 공급 업체에 관한 일반적인 정보를 수집하는데 사용된다.
• 브로셔, 카달로그, 가격 목록으로 제시할 수 있다. 
• RFI 를 지나치게 자주 사용할 경우, 잠재 공급업체가 회신을 거부하는 상황이 발생한다는 단점이 있다.

 

4) 입찰 설명회

 

• 사전 입찰 설명회에서는 구매팀이 설명회에 참여한 모든 잠재 공급업체들을 만나게 된다. 사양, 작업 명세서, 견적서 마감일, 평가기준, 납품 일정 등등을 전달한다. 설명회 이후 변경사항이 발생한 경우, 구매조직은 정보 요청서 수정을 서면으로 요청한다.
• 단, 거래할 의향이 없는 업체는 초청하지 않아야 한다.
• 사전 입찰회의는 RFX 또는 IFB 의 세부사항에 대해 양방향으로 대화할 수 있는 장을 제공하므로 여러모로 유리하다.
• 사전 입찰 섬여회의 단점은, 참석하는데 시간이 소요된다는 것이다. 자주 개최하게 되면 업계가 바쁜 시기에는 일부 공급업체가 참여를 꺼릴 수 있다.

 

5) 일반적인 정보 요청 절차 및 개념

 

A) 공평성

 

• 모든 공급업체에게 제공되는 견적 패키지는 동일한 정보를 담고 있어야 한다 

 

B) 공정성/직업윤리 

 

경쟁입찰의 전제는 최저 가격을 제시하거나 구매조직에게 가장 큰 가치를 제공할 수 있는 공급업체를 선정한다는 것이다. 따라서, 입찰 요청서 발송 전에, 발송 대상 업체들이 사업권을 획득할 자격이 있는 업체인지를 확인하는 것이 매우 중요하다. 공급업체가 제출한 정보는 법적으로 공개하도록 요구받지 않는 한, 기밀을 유지해야 한다.

 

C) 입찰 요청서의 일반 양식/내용 

• 견적 대상 품목 또는 서비스 작업 명세서의 사양
• 수량
• 선적 또는 설치장소 및 시기, 서비스 수행장소 및 시기
• 견적 마감일자
• 제품 또는 서비스 소요기간

 

D) 공정한 회신 기한 

 

• 공급관리전문가는 공급업체가 필요한 분식 및 입찰 준비과정을 적당히 가질 수 있도록 고려해야 한다.

 

 

E) 발행일 

 

• 우편 배달에 지장을 주거나 공급관리전문가 사무실이 쉬는날에 마감일이 오지 않도록 정보요청서를 발행한다. 
• 공급업체가 바쁘지 않은 시기에 요청서를 발행하면, 더 나은 가격과 양보를 얻어낼 수 있다.

 

 

F) 개봉일/마감일

 

• RFQ와 IFB는 일반적으로 개봉일을, RFP는 마감일을 포함한다.

 

 

G) 잠재계약서 및 거래조건의 포함

 

• 공급관리전문가는 잠재계약서 사본과 거래 조건들을 요청서에 포함시켜 각 공급업체가 계약 체결 이전에 이를 검토할 수 있도록 해야한다. 

 

 

6) 요청서 및 제안서의 거래 조건

 

A) 유형

• 표준거래 조건 : 구매조직이 모든 계약에 적용하기를 원하는 조건 [계약의 변경, 해지, 하청, 기밀성, 납기, 선적, 배상, 법적 관할 장소, 적용 법규, 검수, 대금 지급조건, 포장, 보증 등]
• 특화거래 조건 : 특정 계약에만 적용되는 조건 [수용검사, 서비스 정보 갱신, 긴급 서비스, 자금 조달, 설치, 교육 훈련, 최초 제공, 유지보수, 예비부품, 계약 갱신 등]

 

7) 보증 (bond) 및 기타 유형의 이행 보증서 

 

A) 입찰 보증

• 입찰 보증은 거래 과정에 제 3자의 지불 보증을 도입하는 장치이다.
• 특정 입찰자가 선정되면, 입찰자가 계약 의무사항 수행을 거부할 경우, 대체 업체를 찾는데 들어가는 추가 비용을 보증인이 부담한다.

*선급금 이행 보증도 이중 하나로 생각하면 좋다.

 

 

B) 계약 이행 보증

• 공급관리 전문가는 공급업체가 사양에 부합하는 제품을 신속하게 납품할 것임을 보증하는 계약이행 보증서를 거래의 조건으로 작성하도록 요구 할 수 있다.
• 보증 기관이 개입한다.

 

 

C) 지급 보증

• 구매조직이 공급업체, 하청업체 또는 자사직원에게 대금지급을 못할경우, 당할 수 있는 소송으로부터 구매조직을 보호해 준다.

 

 

D) 공탁금 (Deposits)

• 입찰 공탁금은 대규모의 입찰에서 재정적으로 불안한 공급업체를 탈락시키기 위한 도구로 사용 될 수 있다. 

 

 

E) 신용장 (Letter of Credit)

• 국제 거래에서 사용된다. 판매계약 조건을 완료하자마자 신용장을 발행한 은행이 공급업체에게 지급을 보증하는 문서이다.

 

 

F) 부동산

• 계약 이행의 담보로써 부동산을 활용할 수 있다.

 

G) 현금

• 구매업체가 공급업체에게 계약 이행을 보증받기 위해 현금을 유보하도록 요구할 수 있다. 하지만 이는 공급업체의 유동성에 영향을 미치고, 유동성이 부족하면 필요한 자재 및 서비스를 구매하지 못할 수 있으므로 그리 좋은 방법은 아니다.

 

 

H) 계약금

• 계약금은 부동산 거래와 같은 큰 화폐 가치의 구매를 위하여 사용되며, 신탁 또는 기탁계정으로 예탁된다. 만약 거래가 이루어지지 않는다면, 바이어는 이를 몰수할 수 있다.

 

 

8) 요청서 및 제안서 접수와 관련한 문제

 

A) 시한 연장과 요청서의 수정

공급업체 한 곳에게 제출 시한을 연장해준 경우, 모든 공급업체에게 동일한 시한 연장을 공지해야 한다.

 

B) 마감 이후의 입찰 

공급관리전문가는 마감 시한 이후의 입찰서에 대한 조직의 방침을 분명히 전달해야 한다.

 

C) 오류, 변칙, 누락 사항이 있는 제안서

공급업체가 제안서 제출 이후 실수를 발견한 경우, 입찰을 취소하거나 철회하도록 하는 것이 일반적이다.

이는 (1) 기계적 실수나 사무원의 실수, (2) 오류가 공급업체의 과실이 아닌경우 입찰 철회가 법적으로 허용된다.

 

D) 이해 상충

거래와 관련하여 결정에 영향을 미치는 지위에 있는 직원은 비즈니스 관계를 형성할 수 없다.

 

E) 이의 제기

• 선정되지 못한 공급업체들은 합리적인 설명을 들을 수 있다. 
• 공공 분야에서 공급관리 전문가의 조치와 결정에 동의하지 않는 공급업체는 이의 제기 및 행정적 검토를 요청할 수 있다.

F) 기밀유지/보안

• 입찰 내용을 담고 있는 파일에 권한이 있는 사용자가 접속하지 못하도록 보안처리를 해야한다.

 

G) 대체 제안서

• 공급업체가 공급관리전문가가 요청한 업무와 다른 업무를 제안하는 경우가 있는데, 이런 제안도 장점을 가지는 경우가 있기 때문에, 구매조직은 이와 같은 제안서를 처리하기 위한 방침을 가지고 있다.

 

H) 보고 과정

• 입찰자가 선정되고 계약이 체결되면, 함께 일하게 될 내부 고객에게 보고할 수 있다.
• 최종 사용자에게 입찰자를 고지해야 한다.
• 계약과 관련된 제 3자에게도 가능한 빨리 선정 입찰자를 알린다.

 

I) 요청서 취소 절차

• 구매조직이 진행중인 요청서를 취소하려면, 각각의 입찰 공급업체에게 이를 서면으로 최대한 빨리 통지해야 한다.